署名とは、電子メールの末尾に記される、送信者の氏名や連絡先などを数行にまとめたものです。

署名とは本来、自己の氏名を自筆で記すことをいいますが、コンピュータの世界では、電子メールの末尾に記される、送信者の氏名や連絡先などを数行にまとめたもののことをいいます。英語では「シグネチャ」と呼ばれています。

署名は、近年一般的に使われている電子メールソフトでは、一度署名の内容を登録しておけば、新規メール作成時や相手への返信時に、自動的に署名を書き加えてくれる機能を持つものがほとんどで、電子メールを送信するたびにいちいち記述する必要はなくなっています。

ビジネスで使用する署名には、メールの送信者の氏名のほかに、企業名、部署名、住所、電話番号やFAXなどを明記するというように、電子メール以外の連絡先を相手に知らせることがマナーとなっています。

一方で、不特定多数が参加するメーリングリストへ投稿する場合などは、署名への個人情報の記載は避けたほうがよいでしょう。